Door Caryn werd ik gewezen op een artikel over Luther in Trouw. Het artikel gaat erover dat Luther het concept van de bijbel in de eigen taal meer als PR-middel gebruikte dan dat het daadwerkelijk iets nieuws was dat Luther ontwikkeld had. De angel zit voor mij in de laatste zin: “Maar de vraag hoe je de Bijbel kunt lezen, daarin heeft Luther wel degelijk een cruciale rol gespeeld. Hij zorgde voor de vrijheid om los van de kerk te interpreteren.” Eigenlijk laat Luther hier al dat alleen het beschikbaar stellen van informatie (bijbel in de dagelijkse taal) niet leidt tot grote veranderingen. Het samen bespreken en verwerken van de informatie en dat delen leidt tot daadwerkelijke vernieuwing.

En ziehier, twee tips voor een modern internet:

1. Informatie verspreiding op basis van ‘need to know’ in plaats van ‘nice to know’ (bijbel in de eigen taal, zodat iedereen de hele bijbel kan lezen)
2. Mensen de ruimte geven om hun eigen ervaring en kennis te publiceren en delen (mensen de ruimte geven de bijbel op hun eigen manier te interpreteren)

Need-to-know en Nice-to-know

In veel organisaties is het gebruikelijk dat managers (of beleidsmedewerkers of informatiemanagers) bepalen wie wat moet weten. Veel gebruikte argumenten hiervoor zijn ‘veiligheid’, ‘beheer’ en good old ‘controle’ en in sommige gevallen sociale betrokkenheid bij de medewerker: angst voor informatiedruk. De meeste medewerkers kunnen inmiddels erg goed omgaan met grote hoeveelheden informatie, en de overige drie begrippen zijn mijnsinziens ouderwets. Als ik doorvraag bij de inrichting van bijvoorbeeld een Sharepoint omgeving, of een teamsite dan is er zelden een echt prangende reden om informatie alleen op basis van need-to-know te verspreiden. Vaker is de achterliggende gedachte dat de informatie eigendom is van een persoon of afdeling en dat anderen daar niets mee te maken hebben. Het vergt een kleine cultuurverandering om dit binnen organisaties te veranderen.

Eigen ervaring en kennis publiceren

De stap om informatie beschikbaar te stellen is de eerste stap, medewerkers de mogelijkheid geven om ook zelf te publiceren is een volgende stap. Het belangrijkste argument om dat niet te doen is beheersmatig en de behoefte controle te hebben over wat er gebeurt. Maar stel je nou eens voor, dat medewerkers direct kunnen reageren op problemen die ze hebben met bepaalde werkprocessen. Dit heeft meerdere voordelen: praktische bezwaren kunnen direct gemeld worden, ze zijn gelijk inzichtelijk voor de ontwikkelaars van werkprocessen en andere medewerkers die met de zelfde werkprocessen moeten werken. Het proces van leren over en het aanpassen van werkprocessen verloopt zo veel organischer en sneller. Het brengt bovendien alle betrokkenen aan dat werkproces met elkaar in contact. Dus: sneller werken, beter zicht op praktisch gebruik van kennis, iedereens kennis is waardevol en het leggen van verbindingen tussen medewerkers die elkaar anders minder snel tegen zouden komen. Dat dit minder makkelijk gedaan is dan gezegd, blijkt uit onderstaand filmpje dat voor het intranet van Rijkswaterstaat gemaakt is.

Het hele idee van Web 2.0 is een open communicatie. Samen creëer je inhoud, de grenzen tussen zenden en ontvangen bij communicatie. Het is niet meer zo dat organisaties controle hebben over de communicatie over hun bedrijf. Zowel klanten als medewerkers worden steeds actiever op internet. Dit heeft gevolgen voor de communicatie van de hele organisatie. Bij je medewerkers zit de beste kennis over je product en over je klanten. Voor een goede website wil je graag zo goed mogelijk communiceren, gezien web 2.0 zou het dus heel logisch zijn om input direct bij de medewerker te leggen. Je ziet dan ook steeds meer sites waarop de medewerkers van een organisatie een gezicht kijken. De vraag is alleen hoeveel vrijheid de je medewerkers hierin geeft vanuit het standpunt van corporate communicatie.
In een recent project bij een publieke instelling zijn we hier mee bezig geweest. Het idee was dat medewerkers een profiel kunnen vullen zodat bezoekers van de site ook een beeld krijgen van wie ze tegen gaan komen als ze fysiek op bezoek komen. Als je hier praktisch mee bezig gaat, moet je je al snel bezig houden met de concrete inhoud van een dergelijke profiel. In een eerste brainstorm is het heel logisch wat erop moet: een foto, contactgegevens en wat CV-achtige informatie. Maar als je gaat kijken naar de concrete invulling dan loop je vrij snel tegen een spanningsveld aan tussen de openheid van web 2.0 en je corporate identiteit.

• Foto
  Bij fotografie heb je twee keuzes: je kunt regelen dat er foto’s van medewerkers gemaakt worden om zo een uniforme stijl en uitstraling te hebben (corporate communicatie) of je geeft medewerkers de vrijheid om zelf een foto te plaatsen (web 2.0). In een kleinere organisatie kun je erg veel leuke dingen doen met fotografie. Zo heeft bijvoorbeeld de LAgroup alle medewerkers bovenaan de pagina staan en zijn zij gelinkt aan de projecten die ze doen en de artikelen die ze schrijven. Hoe groter de organisatie is, hoe lastiger het is om foto’s te maken en bij te houden. Dan is zelf laten plaatsen een optie. Maar hoe voorkom je dan je vakantiefoto’s en andere ‘frivole’ foto’s? Vertrouw je je medewerkers dat ze foto’s kiezen die uitstralen wat jij wilt dat de site van jouw organisatie uitstraalt? Een leuke variant die ik tegengekomen ben is een bon voor een portretfoto bij de fotograaf in de buurt: tegen korting kreeg je zelf een exemplaar en de digitale variant werd op de site gezet.
• Contactgegevens
  Contactgegevens zijn lang niet voor alle organisaties logisch, of lang niet voor alle medewerkers. Traditioneel open wat betreft contactgegevens van de medewerkers zijn de universiteiten.
  Andere organisaties en dan met name semi-overheidsorganisaties zijn vaak minder open met de contactgegevens van hun medewerkers. Met name organisaties als gemeentes of de grote wetsuitvoerders als het UWV of het CIZ kunnen niet zo open zijn met de gegevens van hun medewerkers. Zij hebben vaak te maken met medeburgers die niet primair gericht zijn op het (2.0) delen en wederzijds respect, maar maar al te vaak met medeburgers die er niet voor terug deinzen om op fysieke wijze hun gelijk te komen halen.
• CV-gegevens
  CV-gegevens zijn zinvol omdat ze aangeven hoe geschikt het personeel van jouw organisatie is om hun werk te doen. De vraag is alleen of ze hun CV-gegevens in willen vullen, waarschijnlijk hebben ze andere prioriteiten. In bedrijven met veel informatiewerkers, zullen veel medewerkers ook al een profiel hebben op bijvoorbeeld LinkedIn. Je kunt natuurlijk naar Linkedin linken, maar dat ligt buiten je eigen site en medewerkers kunnen linkedin gebruiken om nevenwerkzaamheden te promoten. Wil je dat?
• Vrij in te vullen ruimte
  Geef je je medewerkers de ruimte om zelf tekst aan te leveren? Dit kan je sturen door vragen te laten beantwoorden, maar het blijft een vrij in te vullen ruimte. En een behulpzame ICT-er wist me te vertellen dat vrij in te vullen velden “gevaarlijk” zijn op internet. En ja, medewerkers kunnen daar hun hart luchten over de organisatie en dat kan zowel positief als negatief zijn. Als je als organisatie weet dat je medewerkerstevredenheid laag is, dan is het inderdaad niet verstandig om medewerkers deze uitlaatklep te geven. Aan de andere kant weet je dat mensen hun hart toch wel luchten, of het nu in het café is of elders op het web. Op deze manier maak je de mening van medewerkers over je organisatie wel zichtbaar en daarmee ook bespreekbaar. Het is de vraag of dit de meest zinvolle weg is, maar het is een weg.

Algemeen kun je concluderen dat er niet één oplossing te geven is voor de profilering van medewerkers op het web. Op plekken waar medewerkers al veel met de buitenwereld communiceren en aan individuele marketing doen, is veel ruimte op het profiel gerechtvaardigd. Kijk bijvoorbeeld eens op we@wur van Wageningen Universiteit. In de meeste gevallen is het zoeken en balanceren om te vinden wat het best bij de organisatie past.