In bijna alle organisatie waar ik in gewerkt heb, was het telefoonboek van de organisatie een grote uitdaging. Collega’s die het telefoonboekje in hun portefeuille kregen hadden meestal de beschikking over een hoofdpijndossier. Toen ik in de jaren 90 begon met werken, waren de papieren telefoonboekjes nog maatgevend. In mailprogramma’s werd bij de persoonsprofielen meestal wel aangegeven wat het telefoonnummer van die persoon was, maar de organisaties zaten nog vol met mensen die boekjes gewend waren. Het zoeken binnen mailsystemen was ook niet altijd handig, omdat die systemen persoonsgericht waren. Dus als je Piet de Boer zoekt, dan vind je hem, als je het secretariaat van afdeling X of de jurist die over octrooien gaat zoekt, dan liep je meestal vast. Bovendien werden eventuele veranderingen niet aan ICT doorgegeven, dus ook die lijsten waren binnen de kortste keren niet meer actueel.

Gelukkig is er inmiddels wel wat veranderd, de meeste organisaties hebben geen papieren telefoonboekjes meer, maar werken met een online systeem, waarbij je zowel kunt zoeken op organisatieonderdeel als op persoon en de zoekbestanden worden (idealiter) regelmatig gevoed vanuit de bestanden van ICT (mailadressen), facilitaire zaken (telefoonnummers) en HRM (functies). Ook deze online telefoongidsen worden nog regelmatig aangepast en vernieuwd. Als aandachtspunten kunnen daarbij meegenomen worden:

• Medewerkers kunnen eventuele wijzigingen (functie, telefoonnummer.. ) direct melden bij de afdeling die het bestand beheert waar die informatie uit komt. Dus als je onder een andere functie opgenomen wilt worden, dan neem je dat op met HRM, een ander (of extra) mailadres bij ICT etcetra.
• Geef medewerkers de mogelijkheid om (een deel) van hun profiel zelf in te vullen. Al is het maar een link naar hun LinkedIn-profiel of geef je ze de vrije ruimte om informatie met hun collega’s te delen.
• Bekijk of je delen van delen van de profielen ook met de rest van de wereld wilt delen. Bij bedrijven en overheid is dit niet gebruikelijk. Bij universiteiten is het juist noodzakelijk dat mensen van buiten de universiteit individuen binnen de organisatie makkelijk kunnen vinden. Zij hebben dan ook vaak uitgebreide zoeksystemen, zoals bijvoorbeeld bij Wageningen UR. Je zou medewerkers zelf de keuze kunnen geven of ze zichtbaar willen zijn of niet.
• Mogen medewerkers zelf een foto uploaden of organiseer je een foto-actie waarbij meer uniforme foto’s van de medewerkers gemaakt worden? Geen van de systemen is waterdicht en er zullen altijd medewerkers zijn die niet op de foto willen en proberen er onderuit te komen. Ik ben diverse varianten tegen gekomen: verantwoordelijkheid bij afdelingen leggen, een actie bij de plaatselijke fotograaf, een fotograaf inhuren en zelf uploaden. Voor intern gebruik is dat laatste prima, collega’s krijgen zo ook een menselijker gezicht en een profielfoto kan een gespreksonderwerp zijn bij kennismaking.

Voor de sterk functioneel ingerichte organisatie kan het bieden van een meer persoonlijke informatie op een intranet lijken als verstrooiing en afleidend van het werk. Uit onderzoek van Rob Cross blijkt dat mensen makkelijker contact zoeken met een onbekende als ze meer van die persoon weten. Het kan hier gaan om projecten, publicaties, patenten en titels, maar zeker ook om studiegegevens, algemene interesse, een foto en hobbies. Al deze gegevens maken de stap om contact met een vreemde op te nemen kleiner. Eigenlijk is dat heel logisch, want door meer informatie is de kans op aanknopingspunten voor een gesprek groter. Maar wat nog belangrijker is dat de functionaris door al deze informatie steeds meer een persoon van vlees en bloed en dat is uiteindelijk wat we willen: contact met personen zoals wij zelf.

Er zijn organisaties die (delen uit) hun smoelenboeken ook extern beschikbaar stellen. Dat kan een goed idee zijn als de medewerkers voor hun werk veel afhankelijk zijn van contacten met externen, denk hierbij bijvoorbeeld aan wetenschappers of consultants bij een werving- of selectiebureau. Ik ben zelf erg gecharmeerd van de mogelijkheid om specialisten te zoeken bij Wageningen UR en ik zag dat je bij YER heel snel een consultant op jouw vakgebied kan zoeken.

Ik heb heel lang gedacht dat als ik naar de universiteit zou gaan, ik ondergedompeld zou worden in een cultuur van kennis. En met een cultuur van kennis bedoel ik dat leren niet gaat over het halen van cijfers of het leren van een beroep, maar het tot je nemen van kennis in de breedste zin van het woord. Tijdens je studie heb je de tijd om te lezen, te luisteren en te leren, dus moet je daar gebruik van maken. Je breed op de hoogte stellen van allerhande ontwikkelingen in de wereld, dat was voor mij academische vorming.

Zo pakte ik ook mijn eerste studie aan. Zodra ik mijn propedeuse Tropisch Landgebruik binnen had stortte ik me dan ook op de vrij ruimte in het doctoraal: ik volgde vakken bij informatica, bij voorlichtingskunde, bij filosofie, bij bedrijfskunde. Daarnaast maakte ik muziek, organiseerde jazzworkshop en werkte samen met landbouwstudenten van over de hele wereld. Tussen de bedrijven door deed ik zo nu en dan ook een vak wat bij mijn studie hoorde. Na vier jaar had ik veel geleerd en veel gedaan, maar afstuderen zou wel erg moeilijk gaan worden en de verplichte vakken zag ik helemaal niet zitten.  Ik switchte naar het HBO om een vak te leren: kunst- en mediamanager. Op de Hogeschool van de Kunsten, ging naar de lessen, deed mijn examens en studeerde af. Ik had niet de illusie om me breed te vormen: ik deed een HBO-opleiding.

Door werk en de lokroep van een academische titel bleef ik altijd wel wat rondhangen in de universitaire wereld en mijn illusie van de academische vorming ben ik verloren. De studium generales bieden wel de verbreding en verdieping aan die zo hard nodig is, maar de aantallen studenten die ze bereiken zijn niet heel groot. De meeste studenten komen om een papiertje te halen, hun hobby te beoefen en feest te vieren. Daar is niets mis mee, aan die laatste twee aspecten heb ik me tijdens mijn studie ook gelaafd. Maar het hoge ideaal van academische vorming, nee, die staat niet centraal.

Vorige week was ik bij de MKB Krachtcentrale van Syntens en daar sprak Leen Zevenbergen over innovatie en hij vertelde ergens in zijn speech dat hij op bezoek was op de Google-campus en dat in een lokaaltje allemaal ingewikkelde formules op een bord stonden en iedereen erg aandachtig aan het luisteren was naar de persoon voor dat bord. Hij vroeg aan zijn gastheer waar het college over ging en dat bleek iets evolutionair, genetisch biologisch te zijn. Zevenbergen vroeg zich af wat dat met online adverteren en zoekmachines te maken had. “Niets, maar het is wel interessant!”, antwoordde de gastheer. En dat is nou die kenniscultuur waar ik zo naar op zoek was bij de universiteiten. Kennelijk zat de academische vorming niet meer op de academisch maar in het bedrijfsleven.

Een ander voorbeeld van academische vorming zijn de TedTalks: praatjes met geen ander doel dan anderen te enthousiasmeren en te informeren over ontwikkelingen. De TedTalks zijn populair: je komt er niet zomaar in, dat geldt zowel voor de Amerikaans TedTalks als voor de spinoffs elders in de wereld Tedx. Uiteindelijk worden alle talks op een site gevolgd en zijn ze voor iedereen via het web te volgen.  Morgen is TedxAmsterdam, en ook daarvoor zijn de uitnodigingen behoorlijk exclusief. Gelukkig worden ook de Amsterdamse Talks gebroadcast en kun je op verschillende plaatsen live meekijken. Ik liep door de lijst van locaties waar je mee kunt kijken en wat me opviel was dat er heel veel HBO-instellingen (HAN, Rotterdam, Amsterdam, Avans, InHolland, Leeuwarden, Kunstacademie Den Haag) de TedxAmsterdam aanbieden en maar één universiteit: je kunt op het sportcentrum in Delft kijken.

Wat gebeurt hier? Waarom laten de universiteiten (of hun Studium Generales) het zo verschrikkelijk afweten? Waar is de academische vrijheid, de brede algemene ontwikkeling? Zelfs instellingen die sprekers leveren voor TedxAmsterdam (de UvA en Wageningen) doen verder helemaal niks met TedxAmsterdam. Niet specialistisch genoeg? Niet academisch genoeg?

Mocht ik ooit kinderen krijgen dat zal ik ze adviseren niet naar de Universiteit te gaan, maar bij Google te gaan werken of naar het HBO te gaan, daar kijken ze tenminste verder dan hun neus lang is.