Bijna elke zichzelf respecterende organisatie heeft een intranet. Vaak wordt het CMS van de website gebruikt en op een afgeschermd gedeelte van het domein komt dan informatie te staan die interessant en relevant is voor medewerkers. Dit betekent over het algemeen dat de pagina’s voor het grootste deel gevuld worden door de stafafdelingen samen met de afdeling communicatie. Intranet is een zinnig medium, het biedt meestal de mogelijkheid om actuele informatie te communiceren (via de homepage) maar biedt ook een goede mogelijkheid voor naslag van informatie over aanstelling, salaris uitbetaling, interne procedures, werkafspraken, protocollen en wat voor andere mooie woorden bedrijven hebben om hun bedrijfsvoering gaande te houden.

Op zich is dit natuurlijk helemaal geen slechte manier om medewerkers te informeren, maar er kan zo veel meer. Momenteel zijnveel organisaties naarstig op zoek naar mogenlijkheden om hun klanten via social media en vooral ook communities te betrekken bij hun activiteiten. Heel goed allemaal, maar de community die er eigenlijk van nature is, de medewerkers van de organisatie, zijn misschien wel een hele goede community om bij te beginnen.Waarom zien we klanten als mondig en individuele beslissers en verwachten we van medewerkers dat ze in de pas lopen? Ze vinden elkaar nu bij de koffieautomaat, maar ook op andere social media: op hyves en op linkedin. Natuurlijk is dat laatste op persoonlijke titel en maar ten dele werk gerelateerd, maar waarom niet inspelen op de behoefte? Bedenk ook eens wat de mogelijke waarde is. Vanuit de literatuur wordt gesproken van bottom up in plaats van top down, met interne social media krijg je zicht op wat er zowel in de top als in de bottom speelt.

Stel je eens voor dat je van je medewerker directe feedback krijgt op het gebruik van werkprocessen, protocollen en regels, dat de beleidsmakers directe ervaringen uit de praktijk krijgen. En dat de medewerker direct problemen die hij in de praktijk tegenkomt bij de uitvoering van zijn werk, direct kan communiceren. Dat hij direct een connectie kan maken met andere medewerkers die hetzelfde probleem of vergelijkbare problemen tegen komen. Samen werken aan oplossingen, open communiceren, het klinkt bijna utopisch.

Natuurlijk gaat dit niet van de ene op de andere dag. Het is ook niet de bedoeling om in één keer een soort ultiem democratische of anarchistische organisatie te creeeren. In eerste instantie gaat het erom dat de medewerkers als actief betrokkenen erkend worden en een stem krijgen. Dat alleen is al een heel erg grote stap. Om te beginnen betekent dit dat er zowel bij medewerkers als bij leidinggevenden (op alle niveaus) vertrouwen moet zijn. Het vertrouwen dat je fouten mag maken, dat je mag zeggen wat je vindt en dat de organisatie open staat voor discussies. Als dat zo is, dan nog is het lang niet altijd makkelijk om mensen actief te laten participeren op het web. Mensen die actief bloggen, twitteren, LinkedIn gebruiken, weten wat de meerwaarde is, maar dat is een klein deel van de bevolking. Ook al is de organisatie een natuurlijke tribe, dat wil nog niet zeggen dat het ook als community gaat werken. Alleen een webmaster bij een community-achtig intranet werkt niet, je hebt ook een community manager nodig: iemand die mensen betrekt, uitnodigt actief te participeren en de verschillende belangengroepen binnen de organisatie aan elkaar kan koppelen. Zo ontstaat een actieve dialoog die meer mensen zal prikkelen om te participeren.

Het ombouwen van je intranet naar community doe je stukje bij beetje. Zorg bijvoorbeeld eerst dat mensen zichzelf kunnen profileren op het intranet: laat ze hun eigen bestaande profiel aanvullen met een foto en interesses en de mogelijkheid om bijvoorbeeld te bloggen. Kies vervolgens een paar projecten om mee te experimenteren, maar doe dat niet halfslachtig: kies een project of projecten waar mensen ook echt bij betrokken zijn, zoals een reorganisatie of veranderende arbeidsvoorwaarden. Daar zullen medewerkers over mee willen praten. Vandaar kun je werken aan steeds meer inputmogelijkheden voor medewerkers. Denk bijvoorbeeld aan reactiemogelijkheden op werkprocessen, een wiki voor procedures of een forum voor het strategisch beleid van de organisatie. De mogelijkheden zijn oneindig, maar de eerste stap, die maakt het moeilijk. In het filmpje de TED-talk van Seth Godin over tribes. Een must-see, ook al heb je al een (paar) keer gezien.

Gepubliceerd op 16 February 2010 in Inter- en intranet, Organisatie.