Onlangs had ik een discussie met een paar Sharepoint-professionals over blogging binnen een bedrijf. Persoonlijk denk ik dat een organisatie veel baat kan hebben bij een interne structuur waarin personeel kan schrijven over werkgerelateerde zaken. Ik denk dat intra company blogging een organisatie kan helpen op de verschillende manieren.

Als mensen over hun dagelijkse werk schrijven krijg je een combinatie van een soort wiki en een persoonlijk ervaringsdocument over dat werk. Daarnaast heeft een blog interactieve mogelijkheden. Medewerkers kunnen dus niet alleen leren van elkaar ervaringen, maar er ook op reageren en over discussieren, zelfs als ze op verschillende locaties werken.
Ik heb gewerkt in een landelijke organisatie die wetgeving uitvoerde. Het uitvoeren van wetgeving gaat met strakke regels die door het hoofdkantoor gemaakt worden. Bij elke case moeten deze werkinstructies en procedures strict gevolgd worden. De cases gaan alleen wel over mensen en hun gezondheid, dit zijn dus zelden cases die precies standaard zijn. Bij elke case moet de medewerker die de case behandelt dus afwegingen maken. Bij een blogging structuur met bijvoorbeeld duidelijke tags kunnen medewerkers snel vergelijkbare cases of problemen met bepaalde regels opsporen, lezen hoe hun collega’s ermee omgaan en discussieren over mogelijke oplossingen. Ze zouden zelfs nieuwe standaards kunnen ontwikkelen voor specifieke cases. Ook voor de ‘bureaucraten’ (in de positieve zin van het woord) kunnen die soort blogs van onschatbare waarde zijn. Hier zien ze immers hoe de formele en abstracte regels in de praktijk werken.

In grote organisaties kan bloggen ook gebruik worden om collega’s te vinden die aan een vergelijkbaar onderwerp werken. Toen ik in Wageningen studeerde, vertelde de docent van het vak ‘Filosofie van de Landbouwwetenschappen’ een verhaal over twee mensen de elkaar toevallig bij een borrel ontmoetten. Het waren twee onderzoekers, de één was landbouwtechneut en de ander plantveredelaar. De techneut vertelde over het uitdagende project waar hij aan werkte: een machine om sla te oogsten. Het grootste probleem was dat de sla een heel erg kort steeltje heeft, waardoor de messen heel nauwkeurig moeten werken: een milimeter te hoog en je hebt losse bladeren en een milimeter te laag en de messen gaan door het zand. De plantveredelaar trok zijn wenkbrauwen op en bood een onverwachte oplossing: hij zou sla zo kunnen veredelen dat de krop een langere stengel heeft, als de techneut dat zou willen tenminste.
Met een blog kun je dit soort toevallige ontmoetingen een handje helpen. Met behulp van tags en een goede zoekfunctie had de techneut misschien gezocht op sla en de veredelaar gevonden.

Toch is het niet zo simpel als het lijkt. Een aantal van de Sharepoint-professionals was ooit wel begonnen met een blog, maar waren er niet mee doorgegaan. We hebben gekeken wat de problemen zijn met beginnen met bloggen, maar vooral het volhouden van het schrijven.
Een van de eerste problemen is dat veel mensen niet echt graag schrijven en er ook niet echt goed in zijn. Daardoor kost het mensen veel tijd en websites in het algemeen en specifiek blogs zijn meestal geen onderdeel van het dagelijkse werk. Het risico is dat het schrijven van een stukje altijd blijft opschuiven naar morgen. Het risico is dat je binnen de kortste keren een verouderd blog hebt.

Daarnaast speelt binnen veel bedrijven ook een cultureel probleem: het delen van informatie is lang niet overal gebruikelijk. Er zijn organisaties waar een heel duidelijke scheiding ligt tussen mijn (of onze) informatie en jouw (of jullie) informatie. Bovendien willen veel mensen of afdelingen ook binnen hun eigen organisatie alleen successen naar buiten communiceren en is er geen ruimte voor de kwetsbaarheid van twijfel of falen. De kans dat in zo’n organisatie bloggen een meerwaarde heeft is nihil. Misschien dat het wel lukt om wat bloggers te vinden, maar waarschijnlijk worden ze vrij snel door leidinggevenden en vooral collega’s tot de orde geroepen en komen er toch sociaal wenselijke logjes uit.
Eerlijk gezegd heb ik dit laatste dilemma ook als freelancer. Ik laat mezelf op dit blog wel professioneel zien, dus de artikelen die ik schrijf moeten goed zijn. Dat betekent dat ik afgewogener schrijf, en dat het me meer tijd en energie kost om een stukje te schrijven. Momenteel lukt dat wel, maar als ik zometeen weer in een werkpiek zit, zal dat toch lastiger worden.

Zijn er bedrijven die experimenteren met intern bloggen en waar medewerkers gemotiveerd worden om over hun werk te schrijven? Het zou leuk zijn om een sociograph te maken van een bedrijf voor dat intern bloggen gaat lopen, een een jaar nadat mensen zijn begonnen met schrijven. Zouden er meer onderlinge relaties zijn en, vooral, zouden er meer inhoudelijke links tussen mensen gelegd worden?

Het hele idee van Web 2.0 is een open communicatie. Samen creëer je inhoud, de grenzen tussen zenden en ontvangen bij communicatie. Het is niet meer zo dat organisaties controle hebben over de communicatie over hun bedrijf. Zowel klanten als medewerkers worden steeds actiever op internet. Dit heeft gevolgen voor de communicatie van de hele organisatie. Bij je medewerkers zit de beste kennis over je product en over je klanten. Voor een goede website wil je graag zo goed mogelijk communiceren, gezien web 2.0 zou het dus heel logisch zijn om input direct bij de medewerker te leggen. Je ziet dan ook steeds meer sites waarop de medewerkers van een organisatie een gezicht kijken. De vraag is alleen hoeveel vrijheid de je medewerkers hierin geeft vanuit het standpunt van corporate communicatie.
In een recent project bij een publieke instelling zijn we hier mee bezig geweest. Het idee was dat medewerkers een profiel kunnen vullen zodat bezoekers van de site ook een beeld krijgen van wie ze tegen gaan komen als ze fysiek op bezoek komen. Als je hier praktisch mee bezig gaat, moet je je al snel bezig houden met de concrete inhoud van een dergelijke profiel. In een eerste brainstorm is het heel logisch wat erop moet: een foto, contactgegevens en wat CV-achtige informatie. Maar als je gaat kijken naar de concrete invulling dan loop je vrij snel tegen een spanningsveld aan tussen de openheid van web 2.0 en je corporate identiteit.

• Foto
  Bij fotografie heb je twee keuzes: je kunt regelen dat er foto’s van medewerkers gemaakt worden om zo een uniforme stijl en uitstraling te hebben (corporate communicatie) of je geeft medewerkers de vrijheid om zelf een foto te plaatsen (web 2.0). In een kleinere organisatie kun je erg veel leuke dingen doen met fotografie. Zo heeft bijvoorbeeld de LAgroup alle medewerkers bovenaan de pagina staan en zijn zij gelinkt aan de projecten die ze doen en de artikelen die ze schrijven. Hoe groter de organisatie is, hoe lastiger het is om foto’s te maken en bij te houden. Dan is zelf laten plaatsen een optie. Maar hoe voorkom je dan je vakantiefoto’s en andere ‘frivole’ foto’s? Vertrouw je je medewerkers dat ze foto’s kiezen die uitstralen wat jij wilt dat de site van jouw organisatie uitstraalt? Een leuke variant die ik tegengekomen ben is een bon voor een portretfoto bij de fotograaf in de buurt: tegen korting kreeg je zelf een exemplaar en de digitale variant werd op de site gezet.
• Contactgegevens
  Contactgegevens zijn lang niet voor alle organisaties logisch, of lang niet voor alle medewerkers. Traditioneel open wat betreft contactgegevens van de medewerkers zijn de universiteiten.
  Andere organisaties en dan met name semi-overheidsorganisaties zijn vaak minder open met de contactgegevens van hun medewerkers. Met name organisaties als gemeentes of de grote wetsuitvoerders als het UWV of het CIZ kunnen niet zo open zijn met de gegevens van hun medewerkers. Zij hebben vaak te maken met medeburgers die niet primair gericht zijn op het (2.0) delen en wederzijds respect, maar maar al te vaak met medeburgers die er niet voor terug deinzen om op fysieke wijze hun gelijk te komen halen.
• CV-gegevens
  CV-gegevens zijn zinvol omdat ze aangeven hoe geschikt het personeel van jouw organisatie is om hun werk te doen. De vraag is alleen of ze hun CV-gegevens in willen vullen, waarschijnlijk hebben ze andere prioriteiten. In bedrijven met veel informatiewerkers, zullen veel medewerkers ook al een profiel hebben op bijvoorbeeld LinkedIn. Je kunt natuurlijk naar Linkedin linken, maar dat ligt buiten je eigen site en medewerkers kunnen linkedin gebruiken om nevenwerkzaamheden te promoten. Wil je dat?
• Vrij in te vullen ruimte
  Geef je je medewerkers de ruimte om zelf tekst aan te leveren? Dit kan je sturen door vragen te laten beantwoorden, maar het blijft een vrij in te vullen ruimte. En een behulpzame ICT-er wist me te vertellen dat vrij in te vullen velden “gevaarlijk” zijn op internet. En ja, medewerkers kunnen daar hun hart luchten over de organisatie en dat kan zowel positief als negatief zijn. Als je als organisatie weet dat je medewerkerstevredenheid laag is, dan is het inderdaad niet verstandig om medewerkers deze uitlaatklep te geven. Aan de andere kant weet je dat mensen hun hart toch wel luchten, of het nu in het café is of elders op het web. Op deze manier maak je de mening van medewerkers over je organisatie wel zichtbaar en daarmee ook bespreekbaar. Het is de vraag of dit de meest zinvolle weg is, maar het is een weg.

Algemeen kun je concluderen dat er niet één oplossing te geven is voor de profilering van medewerkers op het web. Op plekken waar medewerkers al veel met de buitenwereld communiceren en aan individuele marketing doen, is veel ruimte op het profiel gerechtvaardigd. Kijk bijvoorbeeld eens op we@wur van Wageningen Universiteit. In de meeste gevallen is het zoeken en balanceren om te vinden wat het best bij de organisatie past.

Als ZZP-er vind je soms een opdracht via je netwerk, soms via een bemiddelaar. En daar betaal je zo’n bemiddelaar voor, dat is logisch. Bemiddeling kan op verschillende manieren: de bemiddelaar bemiddelt tegen een fee en je factureert direct aan je opdrachtgever of je factureert aan de bemiddelaar, die dan dus eigenlijk je opdrachtgever is, en voert voor de bemiddelaar werk uit bij de opdrachtgever. Tot zover is er niets aan de hand en is het eigenlijk lood om oud ijzer hoe het precies geregeld is.

Ik had een contract op de tweede manier, en dat was al een paar keer verlengd. Hartstikke fijn want ik deed goed werk. Toen liep ik tegen het probleem aan dat ik van januari tot begin november aan één klus zou werken. De drie klussen waar ik volgens mijn VAR aan moet voldoen zou ik wel redden, maar ik zou wel 70 % van mijn inkomen bij één opdrachtgever, de bemiddelaar, gaan verdienen. Op zich geloof ik niet dat het een probleem is om eens een jaar niet aan alle eisen van de VAR te voldoen, maar ik ben me toen toch wat meer gaan verdiepen in de VAR. Ik kwam op mijn zoektocht op het Lancelot-freelancersforum, daar las ik een artikeltje over bemiddeling en detachering.

Waar het om gaat is dat de belastingdienst achteraf de relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer beoordeelt en alsnog kan zeggen dat het eigenlijk om een werkgever-werknemer relatie gaat. Kennelijk lijkt een detachering meer op het laatste dan het eerste. Hier verschilde ik met de tussenpersoon van mening: volgens hen was er geen sprake van detachering, omdat er expliciet in het contract stond, dat ze mij als freelancer inhuurden. Ik vond dat ze zich te veel als detacheerder gedroegen en zou daardoor behalve de 70% inkomen ook meer dan 50% via een detacheringsgelijkende opdracht binnen halen. Dat zou betekenen dat ik op twee punten niet aan mijn VAR zou voldoen en dat vond ik teveel risico. Het mooie was dat de detacheerder zei dat dit risico niet bestond, maar had in het contract wel staan dat als ze achteraf als werkgever beoordeeld zouden worden, de kosten op mij verhaald zouden worden.

Omdat ik niet op één verhaal af wilde gaan, belde ik de belastingdienst. Ik kreeg een bijzonder vriendelijke jongeman aan de lijn (en nu klink ik net als mijn oma) die me aanraadde om voor de nieuwe situatie een nieuwe VAR aan te vragen, zo zou ik weten wat de belastingdienst zou vinden. Ik hoefde de VAR niet te gebruiken als ik me toch aan de oude zou willen houden. Een paar dagen later belde ik nog een keer en toen ik kreeg ik een mevrouw (een keurige jongedame dan) die gechoqueerd was door hetgeen haar collega eerder die week gezegd had. Dat was geen goed advies en ik moest gelijk protest aantekenen als ik mijn nieuwe VAR binnen kreeg. Ze vertelde me bovendien dat de belastingdienst nooit terug kijkt, alleen vooruit. Dus dat zou betekenen dat ik alleen mijn zelfstandigheid zou verliezen, maar dat niet met terugwerkende kracht de detacheerder als werkgever aangemerkt kon worden. Ze verwees me naar de beleidsregels. Daar kun je inderdaad het detachering-bemiddelingsverhaal van lancelots uit halen. Ook staat in deze beleidsregels ” Mocht er sprake zijn van een (fictieve-) dienstbetrekking, dan zal naheffing plaatsvinden van loonheffingen en kan er een boete worden opgelegd.”, dus niet alleen een vooruit kijkende belastingdienst, maar ook een terugkijkende belastingdienst.

En hierbij kom ik bij het meest leerzame punt van dit hele gebeuren. Iedereen heeft een mening over hoe het zit met een VAR, met freelancers en met detacheringsbureaus. In de praktijk blijkt zelfs de belastingdienst niet het achterste van z’n tong te laten zien. Voor mij was dit genoeg reden om niet door te gaan op deze manier. Het risico werd me te groot en het werd ook nog eens volledig op mij afgewenteld. Ook de detacheerder stond niet te springen om met mij door te gaan: de volgende kandidaat was al aan het warmlopen. Nadat we besloten hadden om niet door te gaan kwam de nieuwe VAR: er bleek niets te veranderen aan de de VAR.

Informatie zoeken en ook de juiste informatie vinden is een kwaliteit die mensen hebben, waar ze in hun reguliere werk te weinig op beoordeeld en in begeleid worden. “Mijn generatie” heeft in tijdens school en studie vooral leren zoeken in de bibliotheek – ik ben zo oud (39) dat ik me de microfiche nog herinner. Sinds die tijd is het zoeken en vinden van informatie nogal veranderd, we hebben zoekmachines en googlen is een werkwoord geworden.
Zowel aan de aanbod- als aan de vraagkant van informatie heeft een grote democratisering plaats gevonden. Aan de aanbodkant kan iedereen informatie plaatsen en bijdragen aan informatiebronnen als wikipedia. Aan de vraagkant hoef je niet meer naar een (academische) bibliotheek om toegang tot hoogwaardige informatie te krijgen. Toch heeft deze democratisering er niet toe geleid dat iedereen ook daadwerkelijk toegang tot alle informatie heeft. In eerste instantie dacht ik dat het vooral met leeftijd te maken had: een computer is geen microfiche en zoeken in een bibliotheek is anders dan zoeken met google. Alexander van Deursen doet onderzoek naar digitale vaardigheden en schreef het artikel ‘Oud én jong onhandig op internet’. Uit zijn onderzoek komt dat leeftijd niet onderscheidend is voor het internetgebruik van mensen, maar dat opleiding veel belangrijker is. „Het definiëren van geschikte zoekwoorden is bijvoorbeeld voor ouderen, maar zeker ook voor jongeren lastig. Ook wordt op internet gevonden informatie te gemakkelijk voor waar aangenomen. Het lijkt mensen niet uit te maken waar de informatie vandaan komt”, zegt Van Deursen.
Met name dat laatste sluit aan bij mijn waarneming. Laatst sprak ik iemand die me wist te vertellen dat wikipedia slecht was, want zelfs haar kinderen mochten het niet gebruiken op school. Dit vond ik raar. Natuurlijk kun je wikipedia wel gebruiken, je doet er alleen goed aan om de informatie ook bij andere bronnen te verifieren, te kijken wie de informatie geschreven heeft en te kijken of er opmerkingen door wikipedia toegevoegd zijn. Al toen ik (pre-internet) naar school ging viel het me op dat er op school zo weinig aandacht was voor het kritisch bekijken van de media die we gebruiken. De meeste medeleerlingen namen aan wat ze op televisie zagen en geloofden alles wat ze lazen. Toen miste ik het al, nu is het eigenlijk nog belangrijker. Uit Van Deursens onderzoek blijkt bovendien dat veel mensen alleen de eerste resultaten bekijken en dus niet scannen wat er verder is en ook niet kritisch zijn op de bron. Laat staan dat er kritisch gekeken wordt naar de zoekmachine die gebruikt wordt (probeer bijvoorbeeld de ‘Engine taste test’ uit om de verschillen tussen de resultaten van de verschillende zoekmachines te zien).
Voor een site-ontwikkelaar betekent dit dat SEO-optimization (eigenlijk dus vooral Google optimization) belangrijk ik is. Bovenaan de zoekresultaten komen is belangrijk, ook als men niet zoekt op je bedrijfsnaam of je belangrijkste product. Voor intranet betekent het dat je als bouwer niet kunt vertrouwen op de zoekfunctie, maar dat je een heldere informatiestructuur moet aanbieden, zodat medewerkers de zoekfunctie eigenlijk niet nodig hebben.
Voor bedrijven met veel informatiewerkers is het goed om het informatieverzamelgedrag van medewerkers eens te bestuderen en te kijken hoe deze informatiewerkers sneller en vooral beter kunnen gaan zoeken op het web.

De laatste tijd krijg ik steeds vaker open sollicitaties binnen via het mailadres dat bij de Kamer van Koophandel bekend is. Op zich juich ik het toe dat mensen initiatief nemen en open sollicitaties sturen en eigenlijk vind ik dus ook dat ik moet reageren op deze sollicitaties. Aan de andere kant zijn de brieven zo algemeen dat ik zeker weet dat de schrijvers zich niet in mijn bedrijf verdiept hebben. Ik sta bij de Kamer van Koophandel ingeschreven als eenmanszaak, en ook mijn website straalt “ZZP-er” uit: Annemiek dit en Annemiek dat en ik zus en ik zo. Dus nee, ik heb geen behoefte aan een office manager met een helicopterview of aan een HRM-interimmer die beoordelingssystemen op kan zetten. Als sollicitanten, vooral bij open sollicitaties, zo weinig interesse tonen in het bedrijf waar ze solliciteren, moet ik die open sollicitaties dan serieus nemen? Het is een kleine moeite om een afwijzing te sturen, net zoals een kleine moeite is om een open sollicitatie naar heel veel adressen te sturen. Wat ik vervelend vind aan mezelf, is dat ik de neiging krijg om stichtelijke of cynische antwoorden te sturen. Maar dat staat dan weer haaks op het initiatief dat ik zo toejuich. Ik denk dat het gewoon een korte bevestiging van ontvangst wordt met een verwijzing naar het feit dat ik een eenmanszaak ben.

Bij webapplicaties is het binnen organisaties altijd onduidelijk of ze van de ICT- of de communicatie-afdeling zijn. Vroeger, toen internet begon, was het natuurlijk hét domein van IT-ers, het schrijven van webpagna’s in HTML was ook een echt ‘technische’ bezigheid. Door de komst van gebruikersvriendelijke CMS-en en web 2.0-applicaties is de techniek vaak niet ingewikkeld meer. Toch blijft het een issue, misschien omdat vrouwen (3/4 van de medewerkers van communicatieafdelingen) te vaak computers nog als technisch ervaren en IT-ers (75 van de 100 keer mannen) computers nog steeds als hun speeltje beschouwen en online communicatie beoordelen op technische hebbedingetjes. Het lijkt, zo zwart op wit, een verouderd beeld en idealiter regel je alles in harmonie samen. Toch word ik steeds weer geconfronteerd met verschillende belangen en de cultuurverschillen tussen de afdelingen.
Ik heb inmiddels bijna alles meegemaakt: van een ICT-afdeling die zich pertinent niet bemoeide met het intranet en al het functioneel beheer overliet aan de communicatieafdeling (en zelfs het applicatiebeheer onder groot protest deed) tot een afdeling die alles ICT vond, tot aan het schrijven van handleidingen en de communicatie met gebruikers toe.

Rivaliteit hoeft geen probleem te zijn, maar met name met een systeem als Sharepoint is de doorontwikkeling van de omgeving erbij gebaat dat zowel ICT als communicatie actief betrokken zijn. Daarnaast kan een afdeling die zich bezig houdt met bedrijfsprocessen, het gebruik van Sharepoint een nieuwe dimensie geven. Te grote rivaliteit tussen afdelingen werkt hierbij contraproductief.

Hoewel ik zelf behoorlijk technisch ben en ook erg van de Toys for the Boys houd, loop ik steeds weer tegen dit soort op het oog onoverkomelijke verschillen aan. Is dit de gewone rivaliteit tussen afdelingen? Is het het verschil tussen mannen en vrouwen? Of is het echt specifiek voor het snijvlak van techniek en sociaal?